O tratamento de câncer é complexo, delicado e frequentemente muito caro, já que envolve itens e serviços de altíssimo valor. Qualquer perda de receita afeta diretamente a qualidade do cuidado, coloca em risco a saúde financeira do hospital e impacta os pacientes. É aqui que aparece um dos maiores pontos de atenção da oncologia: os erros de autorização.

Este artigo explica quais são os erros de autorização mais comuns, os impactos na gestão hospitalar e como evitá-los. 

O que são erros de autorização hospitalares? 

Autorização é a permissão formal dada por uma operadora de saúde para a realização de um exame, procedimento ou internação. Ela precisa estar de acordo com os critérios de cobertura e as regras do plano e da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). 

Quando a autorização está ausente, incorreta ou desatualizada, o hospital sofre glosa — ou seja, a operadora se recusa a pagar parte da conta ou até mesmo o valor total. Na oncologia, em que um único ciclo de quimioterapia pode custar milhões, um erro aparentemente pequeno tende a gerar enormes prejuízos. 

Erros de autorização estão entre as principais causas de glosas. Assegurar que o atendimento seja ressarcido pelas operadoras de saúde é uma questão de sobrevivência para os hospitais.

Exemplo prático

O hospital cobra R$100.000 por um atendimento oncológico, mas a operadora contesta:

“A autorização deste medicamento de alto custo estava incorreta.”

Resultado: glosa de R$20.000.

Mas o prejuízo não para aí: o dinheiro deixa de entrar no caixa, o setor de faturamento perde horas refazendo e contestando a cobrança, e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) fica pressionado. Em tratamentos de alto custo, um erro de 5% pode virar uma glosa de seis dígitos.

Onde acontecem os erros de autorização?  

A glosa por ausência ou invalidade de autorização é uma das mais simples de prevenir — e, paradoxalmente, uma das mais frequentes. Os erros costumam surgir em três momentos críticos:

1. Falha na pré-autorização para tratamento eletivo

Acontece quando o paciente é internado para um tratamento programado, como quimioterapia, sem que a pré-autorização tenha sido conferida ou solicitada corretamente. O atendimento é feito, mas o problema só aparece no momento de faturamento. Resultado: a conta fica suspensa ou glosada.

2. Imprevistos não registrados

Ocorre quando uma intercorrência exige autorização extra e isso não é comunicado à operadora.

Exemplo: uma reação alérgica inesperada exige, em meio ao tratamento, uso de um medicamento de alto custo não previsto no protocolo. Se ninguém solicitar a autorização complementar, o item será glosado. No caso de oncologia, esses custos representam muito. 

3. Esquecimento da regra das 24 horas

Em risco de vida, o paciente é atendido imediatamente (sem autorização prévia). Mas o hospital tem cerca de 24 horas para regularizar a documentação. Se o prazo é perdido, toda a internação pode ser glosada.

Essa etapa de regularização é frequentemente negligenciada após a estabilização do paciente, e o hospital perde a chance de receber pelo serviço prestado.

Por que o impacto é tão grande na oncologia?

Além do alto custo dos insumos, os protocolos oncológicos mudam constantemente, exigindo novas autorizações. 

Doses podem mudar conforme variações de peso, toxicidade, alterações hematológicas ou reações alérgicas, normais nesse tipo de cuidado. O ciclo de tratamento pode, a qualquer momento, exigir novos medicamentos. E tudo isso precisa ser autorizado antes do atendimento.

Se a autorização não é atualizada, a operadora entende que o hospital não seguiu o protocolo aprovado. A glosa é imediata. E, como cada atendimento usa dezenas de itens caros, qualquer divergência (quantidade, apresentação, horário ou inclusão de item não previsto) pode invalidar a autorização inteira.

Na oncologia, não existem erros pequenos.

Como evitar glosas por erro de autorização 

Apesar de cada operadora ter seus próprios códigos, os erros de autorização normalmente aparecem como:

• pré-autorização ausente;

• divergência entre o realizado e o autorizado;

• autorização inválida ou vencida;

• itens executados sem cobertura aprovada;

• urgência sem regularização dentro do prazo.

Esses códigos são facilmente rastreáveis em sistemas de faturamento e podem ser monitorados para prevenir recorrência. O caminho passa por quatro rotinas que o hospital pode estabelecer:

1. Treinamento multidisciplinar

Erros não nascem no faturamento, começam na ponta. Assim, toda a equipe deve ser treinada para observar com muito critério e atenção o ciclo de autorização.

• Recepção: capacitação para elegibilidade e guias.

• Enfermagem: registro de todas as intercorrências.

• Farmácia: checagem antes da dispensação.

• Equipe médica: descrição clara das mudanças de protocolo.

2. Tecnologia como ferramenta de prevenção

Sistemas que sinalizam necessidade de reautorização, divergências de dose e uso de materiais de alto custo reduzem falhas antes mesmo do atendimento.

3. Revisão dupla antes de medicamentos caros

Um checklist simples, validado antes da administração, elimina grande parte das divergências.

4. Auditoria diária das autorizações ativas

É essencial revisar validade, quantidade, itens extras, reautorização pendente e intercorrências.

Prevenir erros de autorização na oncologia não é burocracia, é gestão estratégica. E de sobrevivência. Hospitais que investem em processos claros, integração entre equipes e tecnologia garantem sustentabilidade financeira e cuidado seguro e contínuo aos pacientes. 

Ao investir em processos, treinamento e tecnologia, as instituições garantem que o cuidado de alta complexidade prestado aos pacientes seja devidamente e integralmente remunerado. Nesse contexto, ferramentas baseadas em inteligência artificial ajudam a dar consistência ao trabalho diário.

A plataforma da Rivio mostra como a tecnologia ajuda nesse processo. Ela apoia o hospital na prevenção de glosas, na regularidade das autorizações e na padronização de fluxos sensíveis do ciclo da receita, ampliando a previsibilidade financeira e liberando equipes para atuar com mais segurança e menos retrabalho.

Menos burocracia, mais agilidade e a possibilidade de um cuidado mais centrado no paciente.