Imagine a reação de uma diretora de um hospital de grande porte ao receber este relatório:

Em apenas 24 horas, três cirurgias foram reagendadas por falhas de fluxo, 18 prontuários retornaram da auditoria com inconsistências e mais de R$420 mil estavam retidos em glosas.

Situações assim são mais comuns do que parecem, e uma gestão de processos hospitalares madura evitaria grande parte desses problemas.

A gestão de processos observa com lupa não apenas cada etapa operacional, administrativa e financeira, mas o modo como todos os fluxos se encadeiam. Em um ambiente complexo como o hospitalar, pequenos desvios geram um efeito dominó que compromete eficiência, segurança e receita.

O que a gestão de processos faz na prática?

A gestão de processos hospitalares atua para garantir que padrões, protocolos e dados circulem de forma clara entre setores, de modo a evitar dependência de poucas pessoas e reduzir retrabalho.

Quando bem implementada, ela:

• reduz perdas de faturamento e glosas;

• diminui o tempo médio de permanência;

• melhora indicadores de qualidade e segurança;

• minimiza variabilidade entre setores;

• apoia decisões com dados reais do próprio fluxo.

Hospitais sem processos padronizados tendem a operar de forma fragmentada: cada setor cria sua própria lógica, e o resultado final é um ambiente imprevisível (e caro).

Por que a gestão de processos hospitalares é essencial?

Porque garante que cada fluxo assistencial e administrativo funcione de forma padronizada, segura e previsível. Enquanto o foco geral de acompanhamento está voltada ao corpo clínico, aos equipamentos e às auditorias, o desenho dos processos permanece como uma das maiores fontes de desperdício (ou eficiência) em um hospital.

Assim, o papel central dessa forma de gestão é identificar, documentar, monitorar e otimizar continuamente os processos-chave. Quando ela funciona, reduz variabilidade, antecipa erros e fortalece a previsibilidade assistencial e financeira.

Exemplo prático

Um hospital enfrentava atrasos recorrentes na internação porque a equipe dependia de uma confirmação manual do convênio que levava minutos. Ao revisar o processo, descobriu-se que a autorização já estava disponível no sistema TISS, mas a equipe não tinha acesso nem treinamento para consultá-la.

Com a integração ao TISS e a criação de um protocolo de consulta, o tempo médio de internação caiu, leitos foram liberados mais cedo e filas foram reduzidas.

Quais processos são acompanhados pela gestão hospitalar?

A gestão acompanha todos os fluxos que impactam segurança assistencial, eficiência operacional e saúde financeira. Entre os principais estão:

1. Processos de acreditação hospitalar

A gestão assegura que práticas e documentos estejam alinhados às normas de acreditação hospitalar (ONA, QMentum, Joint Commission).

Ela monitora:

• conformidade de POPs (procedimentos operacionais padrão) e protocolos;

• adesão das equipes;

• resultados de auditorias internas;

• planos de ação para gaps identificados.

Gargalo comum: versões diferentes do mesmo POP em setores distintos, o que dificulta a comprovação de padronização.

2. Processamento de artigos na Central de Material e Esterilização (CME)

Como impacta diretamente segurança do paciente, o acompanhamento desse fluxo é crítico.

A gestão monitora:

• limpeza, preparo e esterilização;

• rastreabilidade dos materiais;

• validação dos equipamentos;

• indicadores de devolução, não conformidades e tempo de reprocessamento.

Gargalo comum: falhas de rastreabilidade, levando ao uso inadequado ou à perda de materiais esterilizados. 

3. Fluxograma do processo de faturamento hospitalar

O fluxograma detalha todo o percurso da conta, do registro no prontuário à cobrança.

A gestão acompanha:

• registro de procedimentos, materiais e medicamentos;

• conferência de autorizações;

• compatibilidade entre conta, prontuário e guias;

• índices de glosas, devoluções e retrabalho.

Gargalo comum: itens de alto custo não lançados por falhas de comunicação entre farmácia, enfermagem e faturamento.

4. Mapas de processo hospitalar

Os mapas ajudam a visualizar fluxos completos, tempos, riscos e pontos críticos.

A gestão analisa:

• duração das etapas;

• redundâncias e desperdícios;

• riscos assistenciais;

• possibilidades de automação e digitalização.

Gargalo comum: múltiplas planilhas paralelas com versões conflitantes da mesma informação.

Como integrar tudo isso em um modelo eficiente

Hospitais de alto desempenho tratam seus processos como ativos estratégicos, não como documentos estáticos. Um modelo eficiente e maduro inclui:

• mapeamento periódico dos fluxos assistenciais e administrativos;

• uso de fluxogramas e mapas no dia a dia, não apenas em auditorias;

• integração da acreditação à rotina operacional;

• revisão de processos críticos sempre que indicadores variam;

• aplicação de tecnologia apenas depois de corrigir o desenho do processo.

A Visão Rivio

A gestão de processos hospitalares é a espinha dorsal da previsibilidade assistencial e financeira. É ela que reduz variabilidade, sustenta padrões, evita glosas e libera capacidade operacional.

Com a IA aplicada ao ciclo da receita, à autorização, ao faturamento e à análise de dados assistenciais, a Rivio ajuda hospitais a transformar processos em vantagem competitiva. Mais velocidade, menos desperdício, mais segurança e capacidade real de escalar eficiência.