Motivos do longo prazo de faturamento das contas médicas

O faturamento hospitalar é um dos maiores desafios de gestão para instituições de saúde. Em média, os hospitais brasileiros levam 112,5 dias para receber o pagamento das operadoras de saúde. Esse número cresceu 19% desde 2018, segundo relatório do BTG Pactual.

Mas, afinal, por que esse prazo é tão longo? A resposta está em um processo complexo, fragmentado e cheio de gargalos: o ciclo da receita hospitalar. Por trás dessa demora, há três grandes fatores que impactam diretamente o faturamento: ineficiência nos processos de faturamento, contratos com operadoras de saúde mal gerenciados e alta incidência de glosas.

O caminho da conta: entenda o ciclo da receita hospitalar

Também conhecido como “caminho da conta”, o ciclo da receita hospitalar envolve todas as etapas pelas quais uma conta médica passa, desde o atendimento até o recebimento dos valores. Ele é composto por:

• Agendamento e pré-autorização: verificação de cobertura e autorização do plano de saúde antes do atendimento.

• Admissão e atendimento: registro do paciente e documentação de procedimentos, materiais e medicamentos.

• Faturamento: codificação e consolidação das informações para envio da conta à operadora.

• Recebimento e conciliação: análise e pagamento da fatura pela operadora e conferência por parte do hospital.

• Gestão de glosas: revisão e contestação de valores negados ou pagos parcialmente.

Esse processo passa por diversas áreas: recepção, autorizações, enfermagem, farmácia, auditoria, faturamento, financeiro e jurídico. Qualquer falha de comunicação, documentação ou validação pode gerar atrasos significativos.

Os três pilares que atrasam o faturamento hospitalar

1. Ineficiência no processo de faturamento

Erros nas etapas iniciais do atendimento e no processamento das informações são uma das principais causas dos atrasos. Entre os problemas mais comuns estão:

• Falta de documentação obrigatória ou erros no cadastro do paciente.

• Registros incompletos de procedimentos, medicamentos e materiais.

• Erros de codificação (CBHPM, TUSS) e de conferência com os contratos.

• Informações divergentes entre os serviços prestados e os itens faturados.

• Tabelas desatualizadas, que causam falhas na precificação.

• Falta de visibilidade sobre o status de cada conta em tempo real.

Esses fatores geram retrabalho, aumentam as chances de glosa e prejudicam a previsibilidade financeira da instituição.

2. Negociações frágeis e prazos que se alongam além do contrato

Hospitais trabalham com diversas operadoras de saúde ao mesmo tempo, sendo que cada uma tem suas próprias regras e prazos de envio de documentos e recebimentos. Conhecer bem todos os contratos e processos. Portanto, é fundamental para não perder prazos.

Os prazos de pagamento são regidos por contratos firmados com cada operadora. E cada contrato tem regras diferentes:

• Pagamento em 30 a 45 dias (prazo mais curto).

• Pagamento em 60 dias (prazo médio).

• Pagamento em 90 dias ou mais (prazo longo).

No entanto, quando ocorrem erros ou atrasos no processo de faturamento, os prazos contratuais deixam de ser o limite e se estendem ainda mais. A falta de domínio sobre os fluxos internos de faturamento gera insegurança nas negociações com as operadoras de saúde e compromete a gestão contratual.

Além disso, regras de negócio mal definidas levam à perda de prazos importantes, como os de solicitação de autorizações, fechamento de contas e envio de faturas. Nesse processo, contas podem ficar retidas no hospital por tempo indeterminado, e os cadastros de procedimentos, materiais e medicamentos acabam desatualizados, dificultando ainda mais o ciclo da receita.

3. Incidência de glosas

As glosas médicas são negativas parciais ou totais de pagamento por parte das operadoras, geralmente causadas por:

• documentação incompleta ou inadequada;

• serviços não autorizados ou divergentes do contrato;

• erros na codificação dos procedimentos;

• falta de justificativas técnicas.

Quando há glosa, o hospital precisa entrar com recurso, iniciando um novo ciclo de análise que pode levar mais 30, 60 ou até 90 dias adicionais. Em casos mais críticos, quando há glosas e longos prazos de análise por parte da operadora, uma conta médica pode levar até 6 meses para ser paga, desde o atendimento até a resolução da glosa.

Exemplo:

• Atendimento em novembro.

• Envio do faturamento em dezembro.

• Glosa identificada e recurso solicitado.

• Operadora leva até 90 dias para pagar a conta inicial (até março).

• Recurso de glosas entra em análise, com prazo adicional de até 90 dias para revisão e pagamento do valor glosado.

Portanto, uma conta referente a um atendimento realizado em outubro pode ser paga apenas em abril do ano seguinte, dependendo dos prazos contratuais e da resolução de glosas.

Mas qual é a solução?

Processos manuais ainda são comuns em muitas instituições de saúde e frequentemente resultam em retrabalho, falhas e atrasos no recebimento das contas. Sem padronização e visibilidade, o ciclo da receita se torna lento, complexo e pouco eficiente.

A transformação digital surge como uma solução estratégica para reverter esse cenário. Com uso de tecnologias especializadas, é possível automatizar etapas críticas, reduzir erros operacionais e acelerar o faturamento de forma significativa.

Um exemplo disso é a Rivio, solução baseada em Inteligência Artificial que permite o acompanhamento em tempo real das contas médicas, ainda durante a internação.

Com a paltaforma Rivio, é possível:

• Identificar divergências entre o que foi prestado e o que será faturado, antes do fechamento da conta.

• Reduzir erros e glosas com conferência automática dos dados.

• Integrar equipes e garantir visibilidade total do status da conta.

• Agilizar a negociação com operadoras por meio do consenso eletrônico, que reduz as negativas.

• Padronizar processos e garantir mais eficiência ao ciclo da receita.

Reduzir o prazo de faturamento é possível

Longos prazos de faturamento não precisam ser a regra. Com processos bem definidos, uso de dados e tecnologias inteligentes, é possível transformar a jornada da conta médica, tornando-a mais ágil, segura e financeiramente sustentável para hospitais e operadoras.